Je hebt je eerste klant binnen en het werk is geleverd. Nu moet er een factuur uit. Klinkt eenvoudig, tot je merkt dat er meer op moet staan dan een bedrag en een rekeningnummer, en dat de manier waarop je hem verstuurt sinds kort ook uitmaakt.
Hieronder de basis, plus wat er de laatste tijd veranderd is.
De vaste onderdelen
Een factuur bevat een aantal gegevens die er altijd op horen. Het woord factuur zelf, een factuurdatum en een uniek volgnummer dat doorloopt zonder gaten. Dat nummeringsysteem klinkt bureaucratisch, maar het is precies wat een controle nakijkt.
Daarnaast staan er de gegevens van beide partijen op: naam, adres en ondernemingsnummer of btw-nummer van jezelf én van je klant. Dan de inhoud: een duidelijke omschrijving van wat je geleverd hebt, de datum of periode waarin dat gebeurde, het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
Tot slot de praktische zaken: je rekeningnummer en de uiterste betaaldatum. Werk je met een bijzondere btw-regeling, bijvoorbeeld verlegging of vrijstelling, dan hoort daar een vermelding bij die verwijst naar de reden. Welke precies, hangt af van je situatie. Dat check je best bij je boekhouder of op de website van de FOD Financiën, want daar zit weinig ruimte voor interpretatie.
Wat er veranderd is: de e-factuur
Dit is de belangrijkste wijziging voor wie recent gestart is. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uitwisselen. Een pdf per mail volstaat niet meer voor die zakelijke facturen.
Een gestructureerde e-factuur is een bestand waarin alle gegevens in vaste velden zitten, zodat de software van de ontvanger het automatisch verwerkt. Dat gebeurt via het Peppol-netwerk, een Europese standaard. In de praktijk merk je daar weinig van, want je facturatiesoftware regelt de omzetting en de verzending.
Wat er wél toe doet: je moet aangesloten zijn. Werk je met Word of Excel, dan kan dat niet. Facturatieprogramma’s voor de Belgische markt hebben Peppol ingebouwd, waardoor facturen maken en versturen in dezelfde handeling gebeurt als de aanmelding op het netwerk.
Verkoop je uitsluitend aan particulieren, dan mag je hen nog gewoon een pdf sturen. Maar ook dan moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
Er is één uitzondering die veel starters aangaat: de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Val je daaronder, dan reken je geen btw aan en zet je in plaats daarvan de wettelijk voorgeschreven vermelding op je factuur. Of je in aanmerking komt en wat er precies moet staan, hangt af van je omzet en je activiteit.
Praktische zaken die je jezelf makkelijker maakt
Spreek een betaaltermijn af en zet die er zichtbaar op. Zonder vervaldatum op de factuur is het lastig om er later iets van te zeggen.
Houd je klantgegevens actueel. Een gestructureerde factuur gaat naar een ondernemingsnummer, en een verouderd of verkeerd nummer betekent dat je factuur simpelweg niet aankomt.
Bewaar alles. In België geldt een bewaarplicht voor je boekhoudkundige stukken van meerdere jaren. Digitale opslag telt mee, op voorwaarde dat de facturen leesbaar en onveranderd bewaard blijven. Facturatiesoftware doet dat automatisch, wat een schoenendoos vol bonnetjes overbodig maakt.
En als je een fout maakt
Een verstuurde factuur pas je niet zomaar aan. Je maakt een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst, en daarna eventueel een nieuwe factuur met de juiste gegevens. De oude blijft in je administratie staan, ook al klopt hij niet.
Dat voelt omslachtig, maar het is precies de reden waarom facturen doorlopend genummerd moeten zijn: het spoor moet navolgbaar blijven. Twijfel je over een specifieke situatie, dan is één vraag aan je boekhouder goedkoper dan een correctie achteraf.
